Tutorial – Outlook – Mensagem de ausência ou férias

Outlook Vacations

Hoje em dia, grande parte dos contactos que recebemos é através de e-mail. Estamos cada vez mais dependentes da nossa caixa de correio electrónico, sentido necessidade de verificá-la cada vez com maior frequência. Quando necessitamos de nos ausentar do escritório ou de casa por um período de tempo superior a um dia ou dois, sentimos necessidade de informar quem nos contacta por e-mail da nossa ausência. Neste tutorial vou explicar como podem definir uma mensagem de resposta automática para quem vos contactar por e-mail durante a vossa ausência.

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Existem duas formas distintas de configurar uma mensagem de resposta automática em caso de ausência. A primeira é para contas Exchange normalmente utilizadas no meio empresarial. Para contas pessoais, tipo sapo, temos de utilizar outra forma, através de regras.

Contas Exchange Server

O outlook dispõe de uma opção especial, que apenas é visível quando estamos a utilizar uma conta do tipo Exchange server. Como já disse anteriormente, este tipo de contas é normalmente utilizado no meio empresarial. Se possuirem uma conta deste tipo, deverão ver a opção “Assistente de Ausência Temporária” no Menu Ferramentas do Outlook, como é apresentado na imagem seguinte:

Contas Exchange Server

Ao clicarem nessa opção é aberta uma nova janela. Esta janela pode variar de acordo com o tipo de conta Exchange que possuirem, se for da versão 2007, verão a janela seguinte:

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Se a conta Exchange for da versão 2003 a janela apresenta tem o aspecto seguinte:

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Independentemente da versão, o funcionamento e configuração é relativamente semelhante, apesar da versão 2007 ser mais complexa, e permitir uma maior personalização. Mas para este tutorial vamos apenas explicar como deixar uma mensagem simples do tipo:

Olá,
Encontro-me de férias nas Caraíbas de 20/06/2008 a 20/07/2008.
Para informações urgentes, por favor contacte o meu departamento através dos números:
TELEF: 211111111
FAX:      211111112
E-MAIL: megaboss@jaconsigo.com

Cumprimentos, e até breve
NC

Este texto deve ser colocado no campo apropriado, de acordo com cada uma das versões:

2003 – Responder automaticamente somente uma vez a cada remetente com o seguinte texto:
2007 – Dentro da organização / Fora da Organização

A versão 2007 permite distinguir asrespostas automáticas que são dadas para os contactos dentro da empresa, das respostas dadas para os contactos externos, isto permite por exemplo, colocar um telefone alternativo no texto de resposta apenas para os contactos internos.

Depois do texto definido, basta activar a resposta automática através da selecção da opção:

2003 – Estou fora do escritório no momento.
2007 – Enviar respostas automáticas de ausência temporária.

Na versão 2007 podemos até definir a nossa data de ausência, para que apenas durante essa data sejam enviadas respostas automáticas.

Quando voltarmos de férias, basta voltar a seleccionar a opção inicial, e o envio de mensagens de resposta automática fica novamente desactivado.

Contas POP3 ou IMAP

Para as nossas contas de e-mail pessoais, não dispomos da funcionalidade anterior, pelo que temos de resolver o problema de outra forma.

NOTA: Para este tipo de contas temos de deixar o computador ligado, com o outlook aberto e a verificar se existem mensagens novas de x em x tempo.

Para o caso das contas POP3 ou IMAP, vamos criar uma regra de resposta automática, para simular a funcionalidade de assistente de ausência temporária. Para isso, vamos começar por criar um modelo de reposta automática que vamos utilizar quando estivermos fora do escritório:

  • No Outlook, clicamos no Menu Ficheiro -> Novo -> Mensagem de Correio para criar uma nova mensagem.
  • Na janela que é aberta, vamos introduzir o texto que desejamos, como podem ver na figura seguinte:

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  • Depois de termos o texto desejado, vamos clicar no botão redondo, no canto superior esquerdo da janela, e seleccionar a opção Guardar Como -> Guardar Como.

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  • Vamos guardar a mensagem com o tipo “Modelo do Outlook (*.oft)”, com um nome que identifique facilmente a mensagem, por exemplo: “Resposta Automatica Ferias.oft”.

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  • Agora que já temos o modelo de resposta automática, vamos criar a regra para a resposta, clicando no menu Ferramentas -> Regras e Alertas.
    • Na Janela que se abre, clicamos em “Nova Regra…

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  • No assistente de regras que se abre, vamos seleccionar uma das últimas opções, que diz “Verificar mensagens quando chegam“, e clicamos em “Next >“.

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  • No ecrã seguinte, seleccionamos a opção “enviada apenas para mim“, e clicamos em “Next >“.

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  • No ecrã seguinte, seleccionamos a opção “responde utilizando um modelo específico“, e clicamos sobre o link “um modelo específico“, para podermos escolher o modelo criado anteriormente.

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  • Na janela de selecção de modelo, vamos escolher o modelo que criamos, para a resposta automática, seleccionando “Modelos do utilizador no sistema de ficheiros” e escolhendo o modelo. Caso o modelo criado não aparece logo na lista, utilize o botão Procurar para o encontrar.

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  • Depois de termos seleccionado o nosso modelo de resposta automática, clicamos em abrir, para o seleccionar.
  • Voltamos para o ecrã da regra, onde vamos clicar em “Next >“.
  • No quadro seguinte (excepções), não necessitamos de seleccionar nada, a não ser que necessitem de definir alguma opção especial.

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  • Clicamos em “Next >” para prosseguir.
  • No ecrã seguinte, damos um nome à regra, no meu caso, chamei-lhe “Resposta automática de férias”. Certificamo-nos de que a opção “Activar esta regra” está seleccionada, e clicamos em “Finish“.

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  • Já temos a regra definida. Basta clicarmos em OK.

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Neste momento podemos ir de férias descansados, que os nossos contactos receberão indicação nesse sentido. Smile

Se tiverem alguma dúvida ou questão, deixem um comentário, ou enviem mensagem para geral@jaconsigo.com

NOTA: Esta regra, só envia uma mensagem de resposta para cada remetente durante uma sessão do Outlook, mesmo que receba mais do que uma mensagem da mesma pessoa.

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